Utiliser le numérique pour une évaluation formative continue des élèves

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Je vous présentais hier mon espace de cours numérique. En réalité, ce n’est qu’un élément d’un écosystème complexe où beaucoup de choses sont liées. En complément, je souhaitais vous présenter le système numérique que j’ai mis en place pour évaluer les élèves de façon numérique. Cet écosystème doit répondre à certains besoins. Je vais les décrire et en même temps expliquer en fur et à mesure la façon dont j’ai organisé cela numériquement.

Un espace de travail numérique

Notre école utilise Google Workspace pour le travail collaboratif (je préfère d’autres solutions libres, mais cela n’était pas possible au début, je l’explique ici). Les explications vont donc se rapporter à un fonctionnement avec les outils Google.

  • Nous utiliserons Google Drive pour stocker les documents
  • Nous utiliserons un tableur pour fonctionner, donc Google Sheet

Toutefois, les mêmes manipulations sont possibles avec Microsoft. L’ensemble des informations sont identiques, l’exception d’une formule : j’ai placé la solution pour Microsoft à l’endroit où c’est nécessaire.

Une collaboration entre enseignants

Pour que cela soit efficace, les documents créés doivent répondre à des besoins de collaboration. Vous le savez certainement, un enseignant ne peut plus fonctionner seul dans sa classe. Ses actions et ses choix doivent s’inscrire dans un travail collaboratif. Le numérique trouve toute sa place dans ce type de fonctionnement : encore faut-il avoir comment mettre cela en place de façon numérique.

Quand je parle de collaboration entre enseignants voici ce que cela englobe :

  • Tous les enseignants du cycle doivent avoir accès à ce document
  • Tous les enseignants doivent pouvoir modifier ce document
  • Il faut trouver un consensus de fonctionnement pour la modification communautaire
  • Étant donné que chaque élève aura sa propre feuille de suivi, il faut que les modifications réalisées par l’équipe soient automatiquement relayées dans le document de chaque élève

L’idée est donc de créer un document de départ. Chaque enseignant du cycle a accès à ce document en tant qu’éditeur (via les fonctions de partage de Google Drive).

Nous avons convenu qu’avant de modifier quelque chose que quelqu’un a déjà écrit, nous utiliserions le système des commentaires. Un enseignant qui souhaite modifier un élément va donc se placer dans la cellule cible et insérer un commentaire en expliquant le changement qu’il souhaite réaliser. Lorsqu’un commentaire est inséré, un mail est automatiquement envoyé aux enseignants avec lesquels le document est partagé. Une fois que nous nous sommes mis d’accord, la personne qui a lancé la discussion ferme la discussion et le changement est effectué.

Mise en page du document

Comme il s’agit d’un travail collaboratif, je ne peux partager le document avec vous. Toutefois, je peux partager une capture d’écran d’une partie que j’ai gérée (tenez compte du fait que c’est encore en construction).

Il est important de réfléchir à une mise en page durable. En effet, il sera difficile par la suite de faire des modifications de mise en page. Nous parlons pour le moment du document des enseignants, mais il faut bien se rendre compte qu’il y aura un document lié pour chaque élève. On parle donc de 60 à 70 documents chez nous par exemple.

J’ai créé un intertitre pour chaque matière ou compétence. La numérotation ne correspond pas à un ordre : elle sert de référence. Comme vous pouvez le voir en haut, un lien permet d’accéder à la page du cours en ligne. A terme, l’idée est donc d’utiliser les références identiques dans tous les documents.

Le document contient une feuille pour chaque matière générale. J’ai associé des couleurs qui sont les mêmes que celles utilisées dans le bulletin et d’autres documents. Par exemple, tout ce qui concerne le français est en bleu.

J’ai opté pour une présentation horizontale des compétences. Il y a une raison bien sûr : la présentation horizontale permet d’insérer des éléments à l’infini sur la droite tout en ayant un document qui reste imprimable sur une feuille au format paysage. Je trouve la disposition en colonnes moins adaptée à des ajouts ultérieurs.

Les thèmes numérotés sont symbolisés par une couleur, identique à la couleur de la matière. Cela n’est pas indispensable, mais cela rend le document plus lisible en diagonale.

Les numéros qui apparaissent à côté du nom de chaque feuille correspond au nombre de discussions ouvertes via les commentaires.

Liste des valeurs d’évaluation

Nous sommes toujours dans le document pour les enseignants (c’est important). Dans ce document, j’y ai créé une feuille que j’ai appelée « Données ». Cette feuille ne contient pas de compétences. Elle me sert à gérer les données de fonctionnement. Pour l’instant, elle ne me sert qu’à une chose : lister les valeurs que nous utiliserons pour évaluer chaque compétence.

Pour l’instant, nous avons opté pour : acquis et consolidé, acquis, en voie d’acquisition, non acquis.

Je dis bien pour l’instant, car j’ai fait en sorte qu’à tout moment on puisse changé ses valeurs pour qu’automatiquement cela soit reporté dans tous les documents des élèves.

Ces données n’ont aucune utilité dans le document des enseignants. Je les ai placées là pour que l’on puisse modifier en équipe ces valeurs si un jour on en éprouve le besoin. Comme vous pourrez le voir plus bas, il sera possible d’ajouter des éléments et de modifier ceux existants.

J’ai placé ces valeurs dans une colonne (la colonne A).

Pour que cela ne soit pas perturbant pour certains collègues moins à l’aise avec le numérique, j’ai caché cette feuille. Cette manipulation est très simple : en cliquant sur le nom de la feuille avec le bouton droit, on trouve l’option « masquer ».

Si l’équipe a besoin de modifier la liste, il suffira de la faire apparaitre à l’aide d’un bouton qui se trouve à en bas à droite :

Création du document élève

C’est ici que l’on rentre dans la partie plus complexe de création. Toutefois, une fois que l’on comprend le mode de fonctionnement, c’est très simple.

Le document élève sera donc une copie scrupuleuse du fichier qui est utilisé collaborativement par les enseignants. A ceci près que sous chaque compétence, il y aura une liste déroulante qui permettra de déterminer le niveau d’acquisition de celle-ci.

Avant de se lancer, je conseille de copier n’importe quelle feuille qui vient du document des enseignants de manière à avoir la mise en page globale du document : largeur des colonnes, cellules éventuellement fusionnées.

Bien sûr, il y a une technique simple pour cela : en cliquant droit sur le nom de la feuille, vous trouverez une option de copie :

Copie du contenu enseignant vers le contenu élève

Il s’agit maintenant de copier le contenu de chaque feuille qui se trouve dans le document enseignant vers le document destiné aux élèves. Peut-être savez-vous déjà qu’il est possible de lier des cellules à l’intérieur d’une feuille de calcul. Nous en aurons d’ailleurs besoin un peu plus loin dans la procédure de création. Toutefois, ce n’est pas du tout la même chose ici. En effet, les données que nous souhaitons lier se trouvent dans un autre document.

Les explications qui suivent sont valables pour Google Sheet. Si vous utilisez Excel (Microsoft), je vous invite à consulter l’article suivant (en anglais, mais très compréhensible) qui vous donnera la marche à suivre : IMPORTRANGE Excel – Options and Alternatives | Coupler.io Blog. Ce n’est pas moi qui ai trouvé l’astuce, mais Sébastien Place que vous pouvez suivre sur différents réseaux mentionnés sur son site.

Dans Google Sheet, nous allons utiliser la formule IMPORTRANGE. Cette formule a donc pour mission d’importer le contenu d’un autre document, stocké n’importe où dans le Drive.

Voici la formule telle que je l’utilise dans le document dont je vous parle :

=IMPORTRANGE("référence de l'adresse";"Numérique!A1:AA1000")

Comme toute formule, on la précède donc du symbole « = » afin d’indiquer qu’il s’agit d’une formule. Je vais commencer par expliquer la fin de la formule : « Numérique!A1:AA1000 ». Cela signifie que la formule doit aller chercher les données dans la feuille nommée Numérique et qui se situent dans les colonnes référées. Dans mon cas, je souhaite qu’il copie l’ensemble de la feuille, c’est pourquoi la référence des cellules est A1:AA1000.

Passons à la première partie de la formule « référence de l’adresse ». À cet endroit, vous allez devoir insérer un code de référence compliqué, mais très simple à trouver en réalité. Pour cela, il faut se rendre dans le fichier d’origine : celui dont vous voulez copier le contenu. Ce qui va nous intéresser se trouve dans la barre d’adresse. Voici un exemple :

Le fameux numéro de référence se trouve dans cette adresse. Je l’ai encadré dans l’image suivante :

Donc, en utilisant cet exemple, je vais compléter la formule de départ :

=IMPORTRANGE("136KFZ6MJRYxOgHdfvqrZaUo_6S9MTnw-ARkyAbMCVwM";"Numérique!A1:AA1000")

Voici ce que cela donne au niveau des manipulations. Soyez attentifs : lorsque vous avez inséré la formule, il vous demandera d’autoriser l’accès à la feuille qui est copiée. Vous devez évidemment valider l’accès pour que cela fonctionne.

Ajouter des éléments

Nous n’avons pas terminé. Vous ne pourrez pas utiliser cette feuille copiée telle quelle. Je vous rappelle que l’objectif est d’insérer des listes déroulantes qui permettraient d’évaluer les compétences de chaque élève. Or, avec la formule IMPORTRANGE, c’est impossible. En effet, si vous modifiez une cellule, plus rien ne s’affichera, car cela va poser problème à la formule.

Il y a cependant une astuce. Tout cela prend quelques minutes de préparation, mais dites-vous bien qu’ensuite vous êtes tranquille pour plusieurs années, car tout sera automatisé.

Je me trouve donc bien dans le document destiné aux élèves sur la feuille où j’ai inséré la formule IMPORTRANGE. Je copier cette feuille de manière à obtenir une feuille qui s’appelle « Numérique-copie ». J’ai donc une feuille qui s’appelle Numérique et une autre Numérique-Copie. La copie ne sera plus modifiée. Elle sera d’ailleurs cachée une fois que nous aurons terminé nos manipulations.

Puisque nous ne pouvons modifier la feuille gérée par IMPORTRANGE, nous allons copier le contenu de cette feuille. Pour cela, nous allons tout simplement utiliser une formule de liaison. Nous allons copier la première cellule. On utilise le symbole « = » et ensuite, on identifie la cellule qu’on souhaite copier en indiquant ses références :

='Numérique_copie'!A1

Nous allons ensuite reporter cette formule dans toutes les cases de la feuille. Rassurez-vous, il n’est pas nécessaire de le faire à la main après cellule. Il y a une astuce :

  • On copie cette cellule
  • Ensuite on sélectionne la feuille entière
  • On colle : la formule qui sera automatiquement reproduite dans toutes les cellules de la feuille sera aussi adaptée en fonction de la cellule.

J’ai essayé de vous le présenter en animation, même si ce n’est pas évident à montrer :

Créer la liste déroulante

Nous avons presque fini ! Il nous reste à générer la liste déroulante. Avant d’expliquer comment générer la liste déroulante, je vous explique ce que nous allons faire. Nous allons la créer une fois, dans une cellule. Ensuite, nous allons la copier dans toutes les cellules qui sont sur la même ligne. Il nous restera ensuite à copier cette ligne et à la coller sur toutes les lignes qui devront afficher les listes déroulantes.

Ce travail se fait donc sur la feuille qui n’est pas celle où il y a la formule IMPORTRANGE.

  • Rendez-vous dans le menu « Données »
  • Choisir « Validation de données »
  • Laissez toutes les options telles quelles sauf pour la partie « Critères » : à cet endroit, spécifier qu’il faut chercher les données sur la feuille « Données » et dans la colonne « A ».

Voici ce que cela donne :

Et voilà ! Il ne nous reste plus qu’à copier le tout. Je place des listes même aux endroits il n’y a pas de compétences. Comme ça, si nous en ajoutons, l’évaluation sera toujours possible.

Un document par élève

Avant de penser à créer les documents pour chaque élève, il faut d’abord finaliser le travail de copie de toutes les feuilles. Je vous ai montré le travail pour une feuille, il faut le faire pour toutes les feuilles de chaque matière. Une fois terminé, il ne vous reste plus qu’à copier le document autant de fois que vous avez d’élève et les renommer de manière à pouvoir les identifier.

Pour réaliser les copies, il suffit de cliquer droit sur le document et de choisir l’option « créer une copie ».

Tutoriel vidéo

J’ai tenté un tutoriel vidéo, même si ce n’est pas ce que je maitrise le mieux :

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